MÔ TẢ CÔNG VIỆC
THƯ KÝ KINH DOANH – SINOVINA
1. Thông tin chung
- Vị trí: Thư ký Kinh doanh
- Bộ phận: Kinh doanh – Dự án
- Báo cáo cho: Trưởng phòng Kinh doanh / Ban Giám đốc
- Địa điểm làm việc: Hà Nội
- Hình thức làm việc: Toàn thời gian
2. Mô tả công việc
A. Hỗ trợ kinh doanh – dự án
- Hỗ trợ phòng Kinh doanh trong việc chuẩn bị hồ sơ báo giá, hồ sơ chào hàng, hồ sơ dự thầu.
- Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, RFQ, hợp đồng và các đầu việc liên quan.
- Phối hợp với các phòng ban:
- Kỹ thuật
- Mua sắm
- Logistics
- Kế toán
để tổng hợp thông tin phục vụ báo giá và triển khai đơn hàng.
- Theo dõi deadline công việc của từng đơn hàng/dự án.
- Tổng hợp và cập nhật dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, đối tác.
- Quản lý danh mục tài liệu kinh doanh:
- Hợp đồng
- Báo giá
- Hồ sơ năng lực
- Catalog
- Datasheet
- Hồ sơ kỹ thuật
B. Công việc thư ký – điều phối
- Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác cho quản lý.
- Ghi biên bản cuộc họp và theo dõi việc thực hiện các nội dung đã thống nhất.
- Soạn thảo:
- Công văn
- Thông báo
- Email thương mại
- Biên bản
- Tờ trình
- Hồ sơ làm việc với khách hàng và đối tác
- Hỗ trợ tiếp đón khách hàng, đối tác trong và ngoài nước.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ khi làm việc với chủ đầu tư, nhà máy và đối tác nước ngoài.
C. Hỗ trợ hồ sơ kỹ thuật – thương mại
- Hỗ trợ dịch thuật tài liệu Anh/Trung – Việt cơ bản.
- Sắp xếp và quản lý hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, tài liệu dự án.
- Hỗ trợ kiểm tra hình thức hồ sơ trước khi phát hành.
- Theo dõi tình trạng gửi/nhận hồ sơ với khách hàng và đối tác.
D. Quản trị dữ liệu nội bộ
- Cập nhật dữ liệu lên hệ thống ERP nội bộ.
- Theo dõi và cập nhật trạng thái công việc trên hệ thống.
- Hỗ trợ tổng hợp báo cáo kinh doanh định kỳ.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử theo quy định công ty.
3. Yêu cầu ứng viên
Trình độ – Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành:
- Kinh tế
- Quản trị kinh doanh
- Ngoại thương
- Ngoại ngữ
- Hành chính văn phòng
- Ưu tiên có kinh nghiệm:
- Thư ký kinh doanh
- Sale admin
- Điều phối dự án
- Hồ sơ thầu / EPC / kỹ thuật
- Ưu tiên biết tiếng Anh hoặc tiếng Trung.
Kỹ năng
- Thành thạo Word, Excel, PowerPoint.
- Kỹ năng tổng hợp và quản lý công việc tốt.
- Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp.
- Cẩn thận, trách nhiệm và bảo mật thông tin.
- Có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
- Chủ động phối hợp giữa các phòng ban.
4. Quyền lợi
- Thu nhập cạnh tranh theo năng lực.
- Thưởng theo hiệu quả công việc và kết quả dự án.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiếp xúc nhiều dự án công nghiệp lớn.
- Có cơ hội phát triển lên:
- Điều phối dự án
- Trợ lý kinh doanh
- Quản lý hồ sơ dự án
- Trợ lý Ban Giám đốc
- Được đào tạo thêm về:
- Hồ sơ EPC
- Thương mại quốc tế
- Thiết bị công nghiệp
- Quy trình dự án
5. Thời gian làm việc
- Thứ 2 – Thứ 6
- Sáng: 08h00 – 12h00
- Chiều: 13h30 – 17h30
6. Hồ sơ ứng tuyển
- CV cá nhân
- Bằng cấp/chứng chỉ liên quan
- CCCD photo
- Hồ sơ kinh nghiệm làm việc (nếu có)
7. Thông tin liên hệ
SINOVINA HR Department
- Email: hcns@sinovina.vn
- Điện thoại: 0966972389
- Địa chỉ: Tầng 23 Leadvivors Tower, 643 Phạm Văn Đồng (Cổng Tôn Quang Phiệt), Nghĩa Đô, Hà Nội