🧾 MÔ TẢ CÔNG VIỆC – NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KIÊM PHÁP CHẾ
Bộ phận: Văn phòng
Cấp báo cáo: Giám đốc
Địa điểm làm việc: Hà Nội
Quy mô công ty: 05 nhân sự
Lĩnh vực: Thương mại nhập khẩu thiết bị, vật tư ngành xi măng (nguồn hàng Trung Quốc)
1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm bảo công tác hành chính – nhân sự vận hành trơn tru, hồ sơ pháp lý – hợp đồng đúng quy định, đồng thời hỗ trợ ban giám đốc trong quản lý hồ sơ pháp nhân, đối ngoại, và các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu – thương mại quốc tế.
2. NHIỆM VỤ CHÍNH
A. HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
- Tổ chức tuyển dụng, quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN.
- Soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản nội bộ, công văn đi – đến, quyết định, thông báo, biểu mẫu công ty.
- Theo dõi, đề xuất và thực hiện các hoạt động mua sắm, trang thiết bị văn phòng, vé máy bay, khách sạn, visa, tiếp khách, công tác phí.
- Quản lý con dấu, giấy phép kinh doanh, đăng ký mã số thuế, tài khoản ngân hàng, ủy quyền…
- Hỗ trợ kế toán về hồ sơ thanh toán, hợp đồng, chứng từ hành chính.
B. PHÁP CHẾ – HỢP ĐỒNG
- Soạn thảo, rà soát và lưu trữ hợp đồng mua bán, ủy quyền, MOU, thỏa thuận hợp tác với đối tác trong và ngoài nước (đặc biệt Trung Quốc).
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, bảo lãnh, tạm ứng, nghiệm thu, thanh lý, thanh toán.
- Kiểm tra, cập nhật và tư vấn cho lãnh đạo các quy định pháp luật liên quan (thương mại quốc tế, nhập khẩu, hải quan, thuế, đầu tư, lao động…).
- Là đầu mối làm việc với luật sư, cơ quan nhà nước khi cần.
C. HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, biên bản cuộc họp, dịch thuật tài liệu song ngữ (Việt – Trung hoặc Việt – Anh cơ bản).
- Hỗ trợ giám đốc trong các công việc đối ngoại, quan hệ đối tác, cơ quan hành chính.
- Quản lý và cập nhật dữ liệu doanh nghiệp (hồ sơ công ty, dự án, khách hàng, NCC…).
3. YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Giới tính: Nữ (ưu tiên), độ tuổi 25–40.
- Tốt nghiệp đại học ngành Luật, Hành chính, Nhân sự, Kinh tế, Ngoại thương hoặc tương đương.
- Có kiến thức cơ bản về pháp luật thương mại và lao động.
- Biết tiếng Trung – tiếng Anh (đọc hiểu hợp đồng, email thương mại).
- Sử dụng thành thạo Word, Excel, PDF, phần mềm văn phòng.
- Cẩn thận, nguyên tắc, bảo mật thông tin, có tư duy logic và trách nhiệm cao.
4. QUYỀN LỢI
- Lương: thỏa thuận theo năng lực (dự kiến 12–18 triệu/tháng).
- Thưởng theo hiệu quả công việc và lợi nhuận dự án.
- Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Làm việc giờ hành chính, nghỉ chiều T7 – CN.
- Môi trường chuyên nghiệp, ít người, linh hoạt, gần gũi, cơ hội học hỏi và phát triển lâu dài.
5. TÍNH CÁCH PHÙ HỢP
- Ngăn nắp, trung thực, giữ chữ tín.
- Nắm được luật nhưng mềm mỏng trong giao tiếp.
- Là người “đỡ đầu” cho bộ máy công ty nhỏ – sắp xếp, nhắc việc, giữ kỷ luật, hỗ trợ giám đốc quản lý toàn diện.